De afgelopen maanden – en voor sommigen zelfs jaren – stond Ter Heide volledig in het teken van een groots project: de nieuwbouw en de verhuis van Berk en Eik. Iedereen sprak erover; de wandelgangen waren gevuld met verhalen en vragen. Maar wat houdt zo’n proces precies in? En wat betekent het voor bewoners en medewerkers? Leefgroepcoördinator experten Patsy en Luc, teamcoaches An (Berk-Spar) en Anne (Eik) en leefgroepmedewerker Martine (Eik 2) geven een exclusieve blik achter de schermen.
Het proces
Van idee naar uitvoering: de fases van het bouwproces
“Een project zoals dit doorloopt verschillende fases”, vertellen Luc en Patsy. “Het begint met de ontwerpfase. Om een zo breed mogelijk beeld te krijgen van wat nodig was, werd een ontwerpteam opgezet. Dit team bestond uit de bouwcoördinator de toenmalige GES-coördinator die verbinder werd tussen zorg en logistiek, de architect, de directie en ouders. Tijdens de ontwerpfase waren er ook op woonbuurtniveau overleggen met het decentrale bouwteam dat ervoor zorgde dat de vragen en eisen die er vanuit de zorg waren, meegenomen werden naar het hogere ontwerpteam. Medewerkers van het architectenbureau kwamen enkele dagen meedraaien in de leefgroep om voeling te krijgen met de doelgroep en om vragen en verwachtingen vanuit de zorg beter te kunnen begrijpen.”
“Na de ontwerpfase volgde de bouwfase, waarbij het ontwerpteam overging naar een bouwteam. Er was een bouwteam op niveau van de woonbuurt waar de verbinder tussen zorg en logistiek aan deelnam, de leefgroepencoördinator, de hoofdopvoeder of een afgevaardigde leefgroepmedewerker alsook het hogere bouwteam, het voormalige ontwerpteam”, legt Patsy uit. “Hierin werden ook de woonbuurten en ondersteunende diensten betrokken. ICT had een belangrijke rol in het hele bouwgegeven want onze wereld is ondertussen bijna volledig gedigitaliseerd.”
“Vervolgens kwam de verhuisfase eraan. We vormden een kernteam bestaande uit de bouwcoördinator, directiebedrijfsvoering, leefgroepcoördinatoren en verantwoordelijken uit meerdere ondersteunende diensten. Dit kernteam werd onderverdeeld in een aantal werven: ICT, administratie, veiligheid, opleidingen, praktische verhuis, meubilair, aanpassingen vanuit de eigen technische dienst. Elke werf vergaderde op zich en werd door een verantwoordelijke geleid. Het grote kernteam werd in principe door de bouwcoördinator geleid.”
Uitdagingen onderweg
Hoewel de planning zorgvuldig was, verliep het proces niet zonder obstakels. “De personeelswissels, vooral bij de bouwcoördinatoren, hebben veel moeilijkheden veroorzaakt”, leggen Luc en Patsy uit. “De eerste interne expertengroep is volledig vervangen. Hans, de huidige bouwcoördinator, moest zich letterlijk een weg banen door de beschikbare informatie.”
Anne en An voegen hieraan toe: “Niemand kan zich echt voorbereiden op zo’n personeelsverloop. Het is een onvoorspelbaar gegeven.”
Coördinatie en samenwerking: een gedeelde verantwoordelijkheid
Patsy en Luc kwamen onverwacht in een meer coördinerende rol terecht. “Toen de schakel tussen zorg en logistiek wegviel, nam ik die verantwoordelijkheid over”, vertelt Patsy. “Onze rol was veelomvattend en bestond voor een heel groot stuk uit coördinatie, maar ook uit heel simpele dingen, zoals het testen van kookpotten in kader van het gebruik van inductievuren. We hebben heel wat uren in de nieuwbouw doorgebracht om te kijken wat er nog aangepast moest worden voor de zorg.”
“Tijdens de verhuisfase stemden we de noden af met de ondersteunende diensten: het onderhoud, de keuken, de apotheker, de wasserij... We maakten bijvoorbeeld een herberekening van de personele middelen onderhoud over de ganse organisatie heen om tot een correcte verdeling te komen.”
Teamcoaches An en Anne waren verantwoordelijk voor de coördinatie op leefgroepniveau en waren een verbindende factor tussen het Kernteam en de Berk en Eik. “We verdeelden de taken binnen onze groepen en zorgden ervoor dat iedereen wist wat er moest gebeuren”, vertelt Anne.
Rolverdeling vanuit talent en functie
Patsy en Luc hebben vanuit hun vorige functie als leefgroepencoördinator veel geschiedenis meegekregen. “De generalistische blik die we hebben verworven in onze vorige job als leefgroepcoördinator kwam goed van pas. ’s Ochtends wist je nooit wat de dag ging brengen. We moesten ons toen al continu aanpassen en inspelen op onze omgeving. We hebben een goed zicht op wat de leefgroepen nodig hebben. We krijgen veel vertrouwen van onze collega’s vanuit de zorg dankzij de rol die we jarenlang hebben gehad.”
“Veel dingen heb je zelf niet in handen: je bent aanstuurder, je probeert alles mee te geven en dan is het loslaten, hopen dat alles goedkomt." – Anne
Als aangeduide teamcoach verantwoordelijk voor de nieuwbouw moet je volgens Anne van nature graag gestructureerd werken en het overzicht kunnen bewaren. “Als dit een opdracht is, dan hou je het niet vol. Ik doe dit graag, een verbindende coördinerende rol opnemen, maar ik ken niks van bouwen. Gelukkig hebben we op campus Zonhoven al iets soortgelijk gedaan in Oase. We konden dus zelf op onderzoek gaan doen en kijken: wat nemen we over, wat niet.”
An heeft op dit moment zitten wachten. “Ik ben gestart op campus Tongeren, maar ik heb voor de functie van teamcoach van Berk-Spar gesolliciteerd, onder meer omdat ik wist dat er een nieuwbouw zat aan te komen. Het was voor mij een uitkijkmoment. Ik heb zelf ook wat technisch inzicht via mijn man, die aannemer is, meegekregen, zoals plannen lezen. Ik doe het ook gewoon graag, ik moest mij inhouden om zelf kaders in de muren te kloppen of leggers te boren.” Leefgroepmedewerker Martine heeft al enkele verhuizen op de teller staan. “Ik heb de ‘grote verhuis’ naar campus Borgloon meegemaakt en de verhuis van Spar 3 naar Eik 1. Laat mij hier nu maar zitten tot mijn pensioen!”
De verhuis
Verhuizen: een goede voorbereiding
“Een huis waarin 10 bewoners en nog leefgroepmedewerkers decennialang hebben gewoond haal je niet op 1, 2, 3 leeg. De leefgroepmedewerkers hebben enorm hard gewerkt aan de voorbereiding en de inpak. Alle vrije momenten die er waren, spendeerden we aan het inpakken en labelen van dozen. Wat we al konden verhuizen, hebben we al te voet gedaan”, aldus An.
Anne kan hier van meespreken: “Dankzij de goede voorbereidingen van alle leefgroepen is de verhuis zelf enorm snel verlopen. Op enkele uren was de klus geklaard.” In beide woonbuurten zijn er zelfs enkele ouders komen poetsen. “Als het van sommige ouders afhing, hadden ze mee geverfd”, voegt An toe.
Eik heeft een intern bouwteam opgesteld om zoveel mogelijk preventief te werken. Anne legt uit: “Wat is er per gast nodig? Hoe delen we de kamers in? Welke bewoners brengen we op voorhand op de hoogte? Welke bewoners zijn er op de verhuisdag beter niet? Ons intern bouwteam bekeek heel het proces op niveau van de bewoner.”
De bewoners voorbereiden op hun nieuwe thuis
De verhuis was volledig op maat van de bewoners. Sommigen werden actief betrokken, terwijl anderen minder besef hadden van de situatie. “Elke keer dat er een doos werd gebracht, ging er een bewoner mee. Op voorhand zette ik wat planten neer die Niels of Jeffrey elke week gingen watergeven. Ze vinden hun weg beter dan de leefgroepmedewerkers”, lacht An.
“In Eik 1 en 3 lieten we bewoners meehelpen met dozen of maakten we een rondleiding”, zegt Anne. “Bijvoorbeeld Robin, die dozen op een kar zette en ze naar het nieuwe huis bracht. Voor bewoners die moeite hadden om de verandering te begrijpen, gingen we samen naar de oude leefgroep kijken om te zien dat die helemaal leeg was. Dat gaf rust.”
Onze bewoners zijn onvoorspelbaar in hun gedrag. “Hoewel we Enzo hadden voorbereid, door het nieuwe huis te bezoeken, had het niet het effect dat we hadden verwacht", vertelt Martine. "Hij ging er uiteindelijk het moeilijkste mee om. Zo dacht hij de eerste avond en nacht dat hij in het nieuwe huis geen eten kreeg. De eerste dag kwam hij namelijk na etenstijd het nieuwe huis binnen en ging even erna slapen. ’s Avonds en ’s nachts vroeg hij “eten”. Hij vroeg ook wat vaker dan normaal “naar huis”, maar dat stopte eens hij besefte dat zijn zussen en broer hem hier ook zouden vinden”, lacht Martine.
’s Ochtends kon ik het niet laten om direct een sms’je te sturen “hebben ze goed geslapen? – An
Een emotioneel afscheid
De verhuis bracht ook emoties met zich mee, vooral bij medewerkers. “Voor sommigen was het alsof ze hun tweede thuis verlieten”, vertelt An. “Na tientallen jaren zie je een plek waar je kinderen hebt zien opgroeien en bewoners hebt moeten laten gaan, helemaal leeg achter.”
“Ik heb iemand van Berk een traantje zien wegpinken, logisch als je de deur van je tweede thuis achter je toetrekt”, beaamt Patsy. Al kon er ook wat plezier van af: voor Berk 1 organiseerde Rita Jaenen een heuse uittocht uit hun oude huis, met livemuziek en een rode loper.
Bewoners van Eik 1 bleven iets langer dan normaal thuis. Tegen het drie-uurtje kwamen ze één voor één binnen met hun ouders om hun kamer te bewonderen. In Eik 3 gingen enkele bewoners op dagtocht. Als drie-uurtje genoten ze van een aperitiefje in hun nieuwe huis. De bewoners van Eik 2 zijn als laatste verhuisd, zij hebben de voormiddag nog doorgebracht in de oude Eik 1. “We hadden het geluk dat de fietsvrijwilligers er voormiddag waren, de bewoners hebben niet veel gemerkt van de verhuis zelf. Tegen het vieruurtje zaten ook wij in onze nieuwe thuis”, vertelt Martine. “We versierden het huis, trakteerden op gebak en kregen een warm afscheid van de co-sturing. Een emotioneel moment.”
“We hebben alle betrokkenen de kans gegeven om een rondleiding mee te volgen. Zelfs onze naaste buren en de gezinnen van medewerkers.” – Anne
Het belang van buurtbetrokkenheid
Bij een nieuw thuis horen ook nieuwe buren. De oude Eik had zelfs geen directe buren, dus het was een hele aanpassing voor de leefgroep en voor hen. “We hebben de buurtbewoners uitgenodigd om eens te komen kijken in ons nieuwe huis. Sommigen hebben dit ook daadwerkelijk gedaan. We hebben hen uitgelegd wat ze kunnen verwachten en dat we zo veel mogelijk rekening willen houden met hun, maar dat we enkele dingen zoals lawaai nooit helemaal ten alle tijden kunnen voorkomen. Dat zijn nu eenmaal onze bewoners”, aldus Anne.
Ook Berk nodigde buren uit. “De buurtbewoners hebben ons nummer, zij weten dat ze altijd kunnen bellen als er iets is en dat wij naar een oplossing zoeken. Zo voorkomen we dat de frustraties hoog oplopen en voelen ze zich hopelijk wat meer betrokken”, vervolledigt An.
De nieuwe thuis: meer ruimte, licht en mogelijkheden
Een broodnodige vernieuwing
Er zit meer dan 40 jaar tussen de nieuwbouw en de oude gebouwen. “Een nieuwe thuis voor onze bewoners was broodnodig!” vertelt An. “De gebouwen waren niet alleen volledig uitgeleefd, er was ook plaatsgebrek. De oude Berk had nog een slaapzaal waar zeven bewoners bed aan bed lagen. De ramen in de slaapkamers waren voor onze vele bewoners in rolstoel te hoog om naar buiten te kunnen kijken. Het was er donker met weinig bewegingsvrijheid.”
Anne sluit zich hier volledig bij aan: “In de oude gebouwen was er weinig tot geen mogelijkheid tot compartimenteren. Je kon de bewoners geen eigen plekje geven om tot rust te komen, behalve op de slaapkamer”. Ook Martine vond het wat krap in de oude gebouwen: “In sommigen kamers kon er alleen een bed, geen kast. Je moest opletten hoe je het bed plaatste om de deur open te krijgen.”
Een lichtrijke, ruimtelijke omgeving
Qua licht en ruimte is de nieuwbouw een contrast met de oude gebouwen. “De nieuwe slaapkamers zijn net balzalen, zo groot!”, vindt Martine. Ook Robin (Eik 1) is blij met zijn nieuwe thuis: “Kijk hoe groot mijn kamer is! Ik heb hier zelfs een eigen bureau.”
De oppervlakte brengt heel wat nieuwe mogelijkheden met zich mee. “Waar Niels van Berk 1 vroeger vaak op het bureau van de co-sturing te vinden was, rijdt hij nu naar hartenlust rond in de gangen van zijn nieuwe thuis. Luana giert het uit als één van de medewerkers haar weer eens kwijt is”, lacht An.
Elke bewoner geniet van een individuele grote slaapkamer. “Monique lag vaak grommelend in de slaapzaal als Suzy haar weer eens de hele nacht wakker hield, maar ze slaapt nu als een roosje, of eerder als een brombeer.” Monique is heel blij met haar eigen ruimte: “Ik zit hier echt goed, ik slaap ook zo goed. Ik heb een eigen kamer nu.”
Ook Martine is zeer tevreden met de nieuwbouw. “Ik heb 30 jaar graag gewerkt in de oude gebouwen, maar het valt hier onverwacht reuze mee! Het is hier heel aangenaam werken, al zet ik wel veel meer stappen op een dag”, lacht ze.
Thuis op maat van de bewoners
Hoewel de omlijning van de gebouwen hetzelfde is op Berk en Eik, is er binnen gekozen voor een andere invulling, door het verschil in doelgroep. “Waar voor Berk gekozen is voor een open keuken en een open ruimte in de living, zijn er in Eik meer compartimenteringen, afkastingen en een afgeschermde keuken. Alles voor de veiligheid van onze bewoners die graag eens rondlopen, nieuwsgierig rondneuzen en dingen vastpakken.”
An heeft met Berk een heel andere doelgroep: “Dat de keuken tot boven afgeschermd is, is bij ons niet nodig, in tegendeel. Onze basale bewoners moeten de kookactiviteit kunnen beleven, ruiken. De interactie met onze bewoners staat centraal, ze moeten ons kunnen zien. De kamers die op de living uitkijken zijn ideaal voor bewoners die meer medische zorg en toezicht nodig hebben. Zo heeft Frank, die een kamerprogramma heeft door een medische aandoening, toch het gevoel erbij te horen.”
Ruimte voor nieuwe mogelijkheden
Dankzij de grote ruimtes, hebben de leefgroepen meer mogelijkheden. Zo zijn er een nieuwe dagschema’s opgesteld in Berk. “Dankzij de ruimte kunnen we meer inzetten op activering in huis. Buitenshuis is dit niet altijd mogelijk, want voor onze bewoners is er vaak één-op-één begeleiding nodig, wat niet altijd het geval is”, vertelt An. “We kunnen in de living hier en daar een snoezelhoek voorzien met bijvoorbeeld een waterbed.”
In Eik zijn er meer livings en compartimenten, elk met hun eigen inrichting en aankleding. Alle bewoners kunnen hier afwisselend of samen in vertoeven. “Delano zat in het vorig huis vaak op zijn slaapkamer te spelen, nu heeft hij een eigen compartiment in de living”, vertelt Martine. Ook in Eik 2 komt er opnieuw een snoezelhoek via een sponsorproject. “We hadden ook een snoezelhoek in de oude leefgroep, maar waren van plan dat opnieuw in te perken wegens plaatsgebrek”, aldus Martine.
“Ook de verzorging ’s ochtends verloopt anders. Dankzij de twee badkamers hebben de bewoners meer privacy en lopen leefgroepmedewerkers en collega’s van het Wit-Gele Kruis elkaar niet langer in de weg”, vult Anne aan.
Preventief inspelen op probleemgedrag
De ruimte is niet alleen functioneel, maar brengt ook gedragsmatig een groot voordeel met zich mee. Volgens Patsy zullen de bewoners na verloop van tijd minder probleemgedrag vertonen. “Stel je meet de afzonderingssituaties binnen enkele maanden, ik ben er zeker van dat deze gedaald zijn ten opzichte van vorig jaar. De bedoeling is dat we meer preventief gaan werken, maar ook de compartimenteringen dragen bij aan de rust van de bewoners.”
Leefgroepmedewerker Martine merkt dit al aan haar bewoners: “We merken dat de meesten toch rustiger zijn, ze zijn hier meer op hun gemak en ze kunnen meer ruimte innemen zonder elkaar te hinderen. Of er daardoor minder probleemgedrag zal zijn, valt nog af te wachten.”
Ook Anne heeft goede hoop: “De ruimte en compartimenteringen laten het toe meer te preventief werken. Als je onrust voelt, zijn er meer mogelijkheden om bewoners afleiding te bieden: buiten, in de andere living… Als begeleider kan je daardoor sneller schakelen en proberen in te spelen op de behoeftes van de bewoner op het moment zelf.”
Oplossingen op maat dankzij de technische dienst
Toch is het er niet op alle vlakken vooruitgegaan. Zo was er in de oude gebouwen meer bergruimte. Al valt dat Martine, leefgroepmedewerker van Eik 2, niet op. “Ik had schrik dat er te weinig kasten gingen zijn om alle spullen op te bergen, maar eigenlijk valt dat zeer goed mee.” Daar is een logische verklaring voor: dankzij de technische dienst zijn er vlak voor de verhuis nog kasten en rekken op maat in de nieuwbouw geïntegreerd. Het resultaat: elke nis of verloren hoek is benut met een kast op maat. “Wees er maar zeker van dat deze lang gaan meegaan, hier blinkt onze technische dienst in uit!” aldus Patsy en Luc.
Het resultaat
Een project vol samenwerking, volharding en mooie momenten
Hoewel het hele proces niet zonder uitdagingen verliep, zijn er zeker dingen om met trots op terug te kijken. “Samen hebben we een huis gecreëerd waar bewoners en medewerkers zich thuis voelen”, zegt Luc. “De vooruitgang in hun levenskwaliteit maakt alles de moeite waard.” Patsy is meer bescheiden: “De nieuwbouw is er niet dankzij ons, hè Luc!” De rest denkt daar anders over. “Zonder Luc en Patsy zag ik dit helemaal niet goedkomen”, aldus An Noben, “ik heb enorm veel aan hun gehad.”
De teamcoaches zijn vooral trost op de flexibiliteit en de motivatie van hun medewerkers. “Ze hebben stuk voor stuk hard gewerkt. Als zij niet zo zorgvuldig hadden voorbereid, was er veel meer werk geweest. Sommige medewerkers zijn op vrijwillige basis, naast hun diensten, mee komen verhuizen en de leefgroep komen uitzwaaien. Wat een samenhorigheidsgevoel!”
De nieuwbouw en verhuis van Berk en Eik waren een grootschalige onderneming, vol uitdagingen maar ook met veel hoogtepunten. Het resultaat is een lichtrijke, ruime omgeving waar bewoners en medewerkers zich thuis voelen – een prestatie waar iedereen trots op mag zijn.
コメント