Ter Heide heeft 1 open opvangplaats Klik hier als je geïnteresseerd bent

Dit document werd laatst gewijzigd op: 25/05/2018

Privacy

Ter Heide bouwt elke dag op heel veel mensen die samen hun beste beentje voorzetten om onze bewoners een kwaliteitsvol leven in een warme thuis te geven. Iedereen die hieraan meewerkt, of je nu vrijwilliger bent, ouder, personeelslid of stagiair(e), deelt op de één of andere manier persoonsgegevens met ons die we mogelijk verder verwerken (*).

We willen je laten weten dat je op ons kan vertrouwen: met jouw persoonsgegevens gaan we zorgvuldig om. Respect zit in ons DNA, respect voor je privacy dus vanzelfsprekend ook. Met deze verklaring vertellen we je graag hoe we dit doen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of die we in verband kunnen brengen met jou. Je deelt deze gegevens met ons als je bewoner bij ons bent of als je bv. als ouder of vrijwilliger met ons in contact treedt. In eerste instantie gaat het om je naam, je telefoonnummer of je e-mailadres. Als bewoner zijn dit bijvoorbeeld ook je geboortedatum of je medische gegevens. Of als ouder je rekeningnummer. En als je vrijwilliger bent, verschijn je mogelijk ook wel eens op een mooie foto van één van onze activiteiten.

Hoe willen we omgaan met jouw persoonsgegevens?

We willen zorgvuldig en respectvol omgaan met jouw persoonsgegevens. Als je je persoonsgegevens toevertrouwt aan Ter Heide, mag je daarom het volgende van ons verwachten:

  • We willen je correct informeren zodat je goed begrijpt wat we met jouw gegevens doen.
  • We vragen je enkel het minimum aan persoonsgegevens dat nodig is om ons werk te kunnen doen.
  • We streven ernaar je persoonsgegevens zo juist mogelijk te houden.
  • We houden je persoonsgegevens enkel zo lang bij als nodig is.
  • We willen je persoonsgegevens veilig bewaren. Digitale informatie wordt afgeschermd volgens goede praktijken; papieren informatie bewaren we achter slot en grendel.
  • Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers van Ter Heide die ze nodig hebben voor de goede uitoefening van hun functie.
  • We plaatsen jouw persoonsgegevens niet buiten de Europese Unie.

Wil je je persoonsgegevens inkijken? Of wil je gegevens wijzigen of verwijderen uit ons systeem? Misschien weet je niet of we gegevens van je bijhouden en wil je het graag weten? Geen probleem. Het zal misschien niet altijd ogenblikkelijk kunnen, maar we helpen je zo snel mogelijk verder.

Van onze medewerkers verwachten we vanzelfsprekend dat ze al deze ambities ook in de praktijk omzetten. We hebben dit ook duidelijk vertaald in een interne beleidstekst en investeren in het bewustmaken van onze medewerkers rond de bescherming van persoonsgegevens.

Van alle partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken, verwachten we dezelfde zorgvuldigheid in het omgaan met deze gegevens. Dit volgen we op aan de hand van verwerkersovereenkomsten die ze met ons aangaan.

Persoonsgegevens van personeelsleden

Kom je bij ons in dienst, dan hebben we informatie over jou nodig om een correcte personeelsadministratie en loonverwerking te kunnen uitvoeren. Hierbij gaat het o.a. om je naam, adres, rijksregisternummer, diploma, rekeningnummer of burgerlijke stand.

Voor de administratie van de lonen en aanverwante vergoedingen en voor verplichtingen die wij als organisatie opgelegd krijgen vanuit de sociale en fiscale wetgeving, worden jouw persoonsgegevens verwerkt door ons sociaal secretariaat. Ook van hen verwachten we dat ze jouw privacy respecteren. Dit wordt verder vertaald in een verwerkersovereenkomst van persoonsgegevens.

Na beëindiging van je arbeidsovereenkomst bewaren we je personeelsgegevens nog volgens de wettelijk toegelaten termijnen. (**)

Voor vragen over je persoonsgegevens als personeelslid, kan je terecht bij de personeelsdienst.

Persoonsgegevens van stagiair(e)s

Waar beter ervaring opdoen dan in de praktijk? Ook Ter Heide zet zijn deuren open voor stagiair(e)s die een tijdje mee willen draaien om te ervaren hoe het er in het werkveld aan toegaat.

Ben je stagiair, dan is het belangrijk dat we een aantal gegevens van je hebben om een vlotte werking te kunnen garanderen. Zo willen we bijvoorbeeld bij een wijziging van je stageplanning graag met jou in contact kunnen treden. Informatie die we daarom van je opvragen zijn o.a. je naam, voornaam, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres en gegevens betreffende je school, opleiding en opleidingsmodule.

Omdat we hopen dat je na je stage bij ons komt werken zodra de kans zich aanbiedt, gooien we deze gegevens niet onmiddellijk in de vuilbak zodra je stage afloopt. We houden deze informatie nog 5 jaar bij in onze archieven.

Wil je je gegevens liever sneller verwijderd zien? Of heb je nog andere vragen over je persoonsgegevens als stagiair(e)? Geen probleem: stuur gewoon een mailtje naar stagiairs@terheide.be en wij helpen jou verder.

Persoonsgegevens van sollicitanten

Wil je in Ter Heide komen werken en een waardevolle bijdrage leveren in het ondersteunen van onze bewoners? Dan kan je bij ons solliciteren! Solliciteren brengt onvermijdelijk ook met zich mee dat we je kunnen contacteren en informeren. Daarom vragen we je o.a. je naam, voornaam, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres en een aantal elementen uit je CV (geboortedatum, diplomavereisten). Door deze gegevens kunnen we je uitnodigen voor een selectieproef of –gesprek, kunnen we je de resultaten van de selectieproeven doorsturen en je contacteren voor eventuele indiensttreding.

Na een sollicitatie houden we je persoonsgegevens nog 1 jaar bij. Wens je, om gelijk welke reden, niet dat je persoonsgegevens langer bijgehouden mogen worden? Dan kan je dit melden via mail naar: sollicitanten@terheide.be.

Persoonsgegevens van bewoners

Wil je beroep doen op onze ondersteuning , dan onderzoeken wij of jouw vraag bij ons een gepast antwoord kan krijgen. Hiervoor hebben we informatie over jou nodig zoals je naam, adres, woonplaats, ondersteuningsvraag …

Uiteraard zou het kunnen dat er uiteindelijk toch geen goede klik is met ons en dat je ervoor kiest om niet met ons samen te werken. Dan zullen we je gegevens uiterlijk na 2 jaar verwijderen, voor het geval je alsnog op je beslissing zou terugkomen. Blijkt na onze eerste gesprekken dat je wel degelijk ondersteuning bij ons wil opstarten, dan houden wij je gegevens bij om ze verder te gebruiken bij de effectieve opstart van onze hulpverlening.

Wanneer wij opstarten met onze hulpverlening maken wij een handelingsplan voor je op waarin wij bovenstaande informatie nog aanvullen met info over wat je graag doet, waar je ondersteuning bij nodig hebt en hoe we je ondersteuningsbehoeften zullen uitvoeren. Om voor dit alles een juiste factuur op te maken, zullen wij ook jouw gegevens (zoals je naam, adres, welke ondersteuning je genoot op welke dagen …) gebruiken en aan onze medewerkers van de bewonersadministratie ter beschikking stellen.

Na beëindiging van je overeenkomst bewaren we je persoonsgegevens nog volgens de wettelijk toegelaten termijnen. (**) Niet voor alle categorieën gegevens die we van je opvragen zijn er dergelijke vastgelegde termijnen. Indien dit niet het geval is voor bepaalde gegevens, mag je erop rekenen dat we je gegevens uiterlijk 2 jaar na beëindiging van je overeenkomst verwijderen. Wil je je gegevens liever sneller verwijderd zien waar het wettelijk kan? Contacteer dan de zorgcoördinator van je woonbuurt en wij brengen dit voor jou in orde.

Heb je nog andere vragen over je persoonsgegevens als bewoner? Geen probleem: contacteer dan de maatschappelijk werker van je woonbuurt.

Persoonsgegevens van wettelijk vertegenwoordigers van bewoners

Om je als wettelijk vertegenwoordiger van onze bewoners goed te kunnen informeren en/of aan te spreken, hebben wij van jou informatie nodig. Ook vragen we informatie van jou op om een correcte factuur te kunnen opmaken voor de gebruiker waarvan je de belangen vertegenwoordigt. Het betreft onder andere je naam, voornaam, geboortedatum, contactgegevens of financiële info zoals je rekeningnummer.

Na beëindiging van je overeenkomst bewaren we je persoonsgegevens nog volgens de wettelijk toegelaten termijnen. (**) Niet voor alle categorieën gegevens die we van je opvragen zijn er dergelijke vastgelegde termijnen. Indien dit niet het geval is voor bepaalde gegevens, mag je erop rekenen dat we je gegevens uiterlijk 2 jaar na beëindiging van je overeenkomst met ons verwijderen.

Wil je je gegevens liever sneller verwijderd zien? Of heb je nog andere vragen over je persoonsgegevens als wettelijk vertegenwoordiger van een bewoner? Geen probleem: contacteer dan de maatschappelijk werker van je woonbuurt en wij brengen dit voor jou in orde.

Persoonsgegevens van vrijwilligers

Wil je ook deel worden van de grote groep van vrijwilligers van Ter Heide? Dan ben je uiteraard zeer welkom! In dat geval hebben we echter ook persoonsgegevens van je nodig om je vlot te kunnen contacteren of informeren. We denken hierbij aan je naam, voornaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, gsm-nummer en je e-mailadres.

Door deze gegevens kunnen we je contacteren wanneer er een wijziging is in de planning van het vrijwilligerswerk, wanneer we je willen uitnodigen voor een activiteit of voor het doorgeven van noodzakelijke info.

Ben je 5 jaar niet meer actief als vrijwilligers, dan verwijderen we je gegevens sowieso. Wens je, bijvoorbeeld na het stopzetten van het vrijwilligerswerk, niet dat je persoonsgegevens zo lang bijgehouden worden? Of heb je nog algemene vragen over je persoonsgegevens als vrijwilliger? Stuur dan een mailtje naar vrijwilligers@terheide.be.

Een datalek? Of een ander probleem met persoonsgegevens?

Denk je dat er een probleem is met persoonsgegevens? Zijn persoonsgegevens mogelijk verloren gegaan? Is ons systeem gehackt? Of hebben we zelf een fout begaan? Meld het dan onmiddellijk bij onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO). Contactgegevens vind je hieronder.

Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO)

Binnen Ter Heide (en breder: heel IGL) stelden we een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aan. Omwille van de expertise die hiermee gepaard gaat, doen we dit niet zelf en wordt deze rol ingevuld vanuit C-Smart, onderdeel van CIPAL. Je kan onze DPO contacteren op:

dpo@iglimburg.be

CIPAL
T.a.v. DPO IGL
Bell-Telephonelaan 2D
2440 GEEL

------------------------------------------

(*) Verwerken is een zeer breed begrip uit de wet. Het gaat om alles wat je kunt doen met persoonsgegevens: van verzamelen tot vernietigen. De `Wet Bescherming Persoonsgegevens’ verstaat onder verwerken: ‘het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.’

(**) Sites die meer duiding geven rond wettelijk toegelaten termijnen: https://www.privacycommission.be/nl/faq-page/10025#t10025n19810 // https://www.merak.be/be-nl/kenniscenter/legal-bewaartermijnen/gegevens-onderworpen-aan-maximale-bewaartermijn

©2013 Ter Heide | Home | Contact | Vacatures | Privacyverklaring
Website by Brainlane